Política de Tratamiento de Datos Personales

Política de Tratamiento de Datos Personales

COPYGROUP S.A.S.

Objeto

Esta Política define los lineamientos generales para la protección y tratamiento de los datos personales por parte de COPYGROUP S.A.S., en virtud del compromiso de velar por la seguridad y el uso adecuado de la información de los Titulares.

Además, responde al cumplimiento y a la materialización de los principios de la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 (“Por la cual se dictan disposiciones para la Protección de Datos Personales”), por parte de esta compañía como Responsable de los datos y por aquellos que sean designados como encargados del tratamiento de los mismos.

Dicha ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

A la luz de esta política, se entiende de manera general por “Titular” a toda persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento, y específicamente a los Clientes, Proveedores, Contratistas y terceros.

1. Tratamiento de los datos personales

Dando aplicación a los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, COPYGROUP S.A.S. únicamente recolectará los datos personales del Titular que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son requeridos, y no se recogerán datos personales sin la autorización previa, expresa e informada del Titular, a excepción de los casos previstos en la ley en los que no es necesaria la obtención de dicha autorización.

2. Autorización

La autorización para el tratamiento de datos personales será obtenida por COPYGROUP S.A.S. mediante alguno de los siguientes mecanismos:

• Por escrito, a través de los formularios, herramientas electrónicas y mensajes de datos dispuestos para los casos en particular.
• De forma oral.
• Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente su autorización. Por ejemplo, y sin limitarse a estas: la compra de productos, la solicitud de prestación de servicios, la presentación de peticiones, quejas y/o reclamos, el ingreso a las sucursales, el uso de herramientas electrónicas, redes sociales y aplicaciones de teléfonos móviles.

No se entenderá que el silencio o la ausencia de respuesta por el Titular es una conducta inequívoca. Cuando se pretenda obtener la autorización para el tratamiento de datos personales, por parte del Titular o de quien esté legitimado para ejercer sus derechos, se informarán las finalidades específicas del tratamiento que se dará a los datos.

El Titular podrá solicitar a COPYGROUP S.A.S., a través de los canales establecidos más adelante, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una solicitud. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

COPYGROUP S.A.S. se abstendrá de utilizar medios engañosos y fraudulentos para obtener dicha autorización y, en general, para tratar los datos personales de sus clientes.

3. Manejo de datos personales sensibles

Se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Por regla general, COPYGROUP S.A.S. no recolectará, usará o tratará datos sensibles, salvo que el Titular de los mismos emita una autorización expresa para dicho tratamiento o en los casos en que la ley determina que no se requiere dicha autorización.

4. Finalidades del tratamiento de datos personales

Titular Cliente

COPYGROUP S.A.S. usará los datos personales del Titular (Cliente) con las siguientes finalidades:

• Para el desarrollo de actividades comerciales y transaccionales vinculadas con la tienda virtual.
• Para la expedición de cotizaciones, facturas, notas de pedido y demás documentos como soporte de una transacción.
• Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio adquirido por el Titular.
• Para el despacho de pedidos y prestación de servicios contratados por el Titular, así como el proceso de evaluación de la satisfacción del cliente.
• Atención del trámite de garantías y devolución de productos.
• Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.
• Realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de satisfacción y conocimiento del Cliente.
• Recibir información y ofertas sobre novedades, productos, servicios, cursos y promociones de COPYGROUP S.A.S. que puedan resultar atractivos o beneficiosos para sus clientes.
• Para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios de atención en línea o telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar.
• La ejecución de procesos y procedimientos contables.
• La realización y cumplimiento de los protocolos de seguridad establecidos por COPYGROUP S.A.S.
• La creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de información personal.
• El cumplimiento de obligaciones legales por parte de COPYGROUP S.A.S.

Titular Proveedor, Contratista y terceros

COPYGROUP S.A.S. tratará los datos personales del Titular (Proveedor, Contratista y terceros) con las siguientes finalidades:

• Para el normal desarrollo de la relación comercial y contractual sostenida con COPYGROUP S.A.S. y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud de dicha relación.
• Prestación de los servicios ofrecidos por COPYGROUP S.A.S., entre ellos y sin limitarse: instalaciones, diseño de proyectos, producto sobre pedido y demás.
• Desarrollo de estudios de seguridad y financieros.
• Procesos contables, tributarios, pago de facturas y demás.
• Desarrollo de servicios de mantenimiento y soporte en COPYGROUP S.A.S.
• Cumplimiento de los protocolos de registro y control de ingreso de personal y demás terceros para la operación de la oficina de COPYGROUP S.A.S.
• Desarrollo de la relación contractual de los proveedores comerciales con COPYGROUP S.A.S.
• Estudio y entrega de donaciones de COPYGROUP S.A.S. a fundaciones, conforme a las políticas establecidas internamente para tal fin.
• Desarrollo de servicios de comunicaciones corporativas.
• La representación judicial de la compañía.
• Lo relacionado con la prestación de servicios de gestión ambiental.
• Lo relacionado con la prestación de servicios tecnológicos.
• El cumplimiento de obligaciones legales por parte de COPYGROUP S.A.S.

Operaciones sobre los datos

Para el cumplimiento de las anteriores finalidades, COPYGROUP S.A.S. podrá:

• Recoger, transmitir, transferir, almacenar, procesar y custodiar los datos personales de los Titulares, como Responsable, encargándose directamente del tratamiento de los mismos o encargando a un tercero que tenga vínculo comercial con COPYGROUP S.A.S., para la prestación de cualquier servicio que pueda ser suministrado conforme a las finalidades mencionadas.
• Conservar la información personal del Titular mientras COPYGROUP S.A.S. se encuentre obligado legalmente para ello, sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones contractuales del Titular o de COPYGROUP S.A.S. o entidades relacionadas, se requiera para formular o atender peticiones, quejas o reclamos, y mientras se necesite para garantizar el ejercicio del derecho de defensa o al debido proceso ante las autoridades administrativas o judiciales, aún después de terminadas las relaciones contractuales.
• Compartir información personal, comercial y financiera con terceros, ubicados en Colombia o en el exterior, para efectos del procesamiento, conservación o alojamiento de dicha información.
• Subcontratar con un tercero y/o entidad vinculada la prestación de servicios y/o productos suministrados a sus clientes, opere o no en el país; entre otros, los relacionados con atención telefónica, cobranzas, procesamiento de datos de los productos y/o servicios, transmisión y almacenamiento de órdenes o información de las cuentas o productos contratados y/o de los clientes, u otros de naturaleza similar.

Canales de atención al Titular